[Office] 取引先に送る前に要確認!こっそりファイルに含まれてる作成者や会社情報を削除する方法

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仕事でWindowsマシンを使う方なら、WordやExcel、PowerPointといったOffice系ファイルを扱うことが多いはず。

あなたは気付いているだろうか。

ファイルに「作成者」「会社情報」が含まれていることを。

普通はこんなことあまり気にしない。

ただ、不適切な情報が含まれていた場合、あなた自身や所属する会社、組織の評判を落とすことに繋がる場合だって考えられる。

特に取引先や外部の方々とファイルのやり取りをする方は、これらの情報を確認し、削除する方法を覚えておこう。


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ファイルの「プロパティ」は秘密がいっぱい


作成者や会社名などの個人情報はファイルの「プロパティ」から確認できる。

サンプルとして私が作成した提案書をお見せしよう。

これは某大手企業に仮想化ソリューションを提案するために作成したファイルだ。

年間コスト30%減というキャッチフレーズは、顧客のハートをガッチリ掴むに違いない。

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しかし、大きな落とし穴があった。それは[詳細]タブに隠されていた。

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そこには仮想化とは全く関係ないキーワードや作成者、会社の情報がある。

このファイルは同じ部署に所属するスタッフから譲り受け、加工したものだ。

彼は転職組。以前は某映像系コンテンツを制作した会社に在籍したらしい。どうやら以前に作成した時の情報が残っていたようだ。

このまま顧客へファイルを送ったら私の信用は台無しである。



個人情報は一気に削除できる


個人情報を削除したい。

それならば画面下にある「プロパティや個人情報を削除」をクリックしよう。

「プロパティの削除」画面が登場する。全部の情報を一気に削除するなら「可能なすべてのプロパティを削除してコピーを作成」を選択して[OK]ボタンをクリックしよう。

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これが削除後の状態。元のファイルを残した状態でコピーを作成してくれるので安心だ。

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今回の例はかなり極端なケースだが、実際に「これはまずいんじゃないか?」と思ったことは何度もある。

・某IT企業の納品ドキュメントが全く別の会社名だった。
 →別の会社が作成したファイルを転用してる?
・見積書の作成者名がどう見ても自宅PCの情報だった。
 →セキュリティは大丈夫?作成者名は奥様じゃない?

この他にもOfficeファイルには、変更履歴や透かし情報などより細かい情報が含まれている。詳しくはリンク先の情報を確認して頂きたい。

Office文書ファイルに含まれているプライバシー情報を削除する - @IT



Office 2010で社外には出したくないプロパティ情報などを削除する - @IT


PDFファイルに変換すれば回避できるものもあるが、内容によっては大きな問題となることも十分考えられる。

ほんのちょっとした手抜き行為が事故を招く。

営業担当者のように外部とファイルをやり取りする方は、このような情報の確認方法、削除方法をきちんと認識して頂きたい。


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